Dacă ai firmă sau PFA și emiți facturi, în majoritatea cazurilor trebuie să le transmiți electronic prin sistemul național RO e-Factura, pe platforma ANAF. Ghidul explică ce este, cine e obligat, pentru cine e opțional și cum eviți penalitățile.
Ce este e-Factura?
e-Factura e sistemul prin care facturile se transmit către ANAF într-un format electronic standardizat (XML), nu doar pe hârtie sau ca PDF. Sistemul validează factura, îi aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor și o pune la dispoziția destinatarului. Așa ajunge ANAF să „vadă" factura în timp real.
Formatul respectă standardul european, iar factura trebuie să conțină toate elementele obligatorii: date emitent și beneficiar, produse sau servicii, cote de TVA, sume și identificatori fiscali.
Cine e obligat și cine e doar opțional?
Mulți ratează distincția asta: dacă ai CUI (firmă sau PFA), ești obligat; dacă ești persoană fizică, identificată doar prin CNP, e opțional.
| Cine ești | e-Factura |
|---|---|
| Firmă (SRL, SA), B2B și B2G | Obligatoriu |
| PFA / II / IF (au CUI) | Obligatoriu |
| Persoană fizică pe CNP (drepturi de autor: jurnaliști, scriitori, traducători, artiști, creatori de conținut, influenceri; agricultori persoane fizice; ONG neplătitor de TVA) | Opțional |
Prin Legea 88/2026 (promulgată), din 1 iunie 2026 persoanele fizice identificate prin CNP nu mai sunt obligate la RO e-Factura. Dacă vor totuși să folosească sistemul, se pot înscrie voluntar în Registrul RO e-Factura opțional, prin Formularul 082. Pentru PFA și firme, obligația rămâne. Dacă nu ești sigur în ce categorie intri, verifică pe anaf.ro.
Pe cazuri: dacă ai PFA, pașii sunt în e-Factura pentru PFA în 2026. Pentru persoanele fizice pe CNP am scris separat despre agricultori și e-Factura și despre veniturile din drepturi de autor.
Ce îți trebuie ca să transmiți facturi?
1. Certificat digital calificat
Ai nevoie de un certificat digital calificat ca să te autentifici în SPV și să transmiți facturile. Fără el nu intri în sistem. Pachetele, cu factură pe firmă sau pe PFA, sunt pe pagina de semnătură electronică pentru firme și PFA.
2. Spațiul Privat Virtual (SPV) activ
e-Factura merge prin SPV, deci trebuie să fii înrolat și configurat corect. Certificatul și SPV merg mereu împreună; vezi înrolarea în SPV.
3. Un program de facturare compatibil
Ai nevoie de un software care generează factura în XML-ul cerut și o transmite la ANAF, fie direct, fie printr-un export XML pe care îl încarci tu în SPV.
Ce pași urmezi ca să transmiți o factură?
- Emiți factura în programul tău de facturare.
- Programul generează fișierul XML conform standardului.
- Te autentifici în SPV cu certificatul digital calificat.
- Încarci factura în e-Factura (manual sau automat, prin integrare).
- ANAF validează și aplică semnătura Ministerului Finanțelor.
- Factura devine oficială și ajunge la beneficiar.
Ce riști dacă nu te conformezi?
Pentru facturile netransmise sau transmise cu întârziere, legea prevede amenzi care variază după mărimea contribuabilului. În plus, o factură care nu a trecut prin e-Factura poate să nu fie recunoscută fiscal în relația B2B, ceea ce îți afectează deducerea TVA-ului și relația cu partenerii. Conformarea costă mult mai puțin decât penalitățile, așa că nu merită s-o amâni.
Ce greșeli apar cel mai des?
- Certificat expirat: pierzi accesul la SPV și nu mai transmiți facturi. Vezi reînnoirea din timp.
- Date incorecte pe factură: un CUI greșit sau cote de TVA eronate duc la respingere.
- Depășești termenul de transmitere, ceea ce atrage penalități.
- Software incompatibil: dacă nu scoate XML-ul corect, factura nu trece.
Cum te ajutăm noi?
La SemneazaSigur.ro îți aducem certificatul digital calificat de la CertDigital, îți configurăm SPV și te ajutăm cu e-Factura: îți spunem ce program să folosești, cum transmiți facturile și cum eviți respingerile. Când apare o problemă, ne suni la 0792 222 882 și vorbești cu un om. Comanzi online, iar prețurile sunt pe pagina de prețuri.