O firmă intră în SPV prin administratorul ei sau printr-un împuternicit, cu certificatul digital calificat al acelei persoane. Îți trebuie un document de confirmare contrasemnat de CertDigital, o arhivă .zip cu actele firmei și cererea de pe formularul ANAF pentru persoane juridice.
Firmele comunică cu ANAF doar electronic, prin SPV, iar e-Factura trece tot pe acolo (de ce, vezi SPV obligatoriu). Ghidul e scris pentru certificatele CertDigital, deci și pentru cele livrate de noi. Cu certificat de la alt furnizor, cererea la ANAF e aceeași, doar contrasemnătura o pune furnizorul tău.
Ce pregătești înainte
- Certificatul digital calificat pe numele administratorului, cu tokenul în calculator și driverul instalat. Dacă abia l-ai primit, începe cu instalarea tokenului și a driverului.
- Adobe Acrobat Reader, varianta gratuită. Formularul de confirmare nu se deschide în browser.
- Copia buletinului administratorului.
- Certificatul de înregistrare al firmei, cel cu CUI-ul.
- Certificatul constatator detaliat de la Registrul Comerțului, în care apare numele administratorului.
- Adresa de email din certificat. O scrii și în documentul de confirmare, și în cererea ANAF, așa că folosește aceeași adresă peste tot.
Pasul 1: documentul de confirmare, contrasemnat de CertDigital
Documentul de confirmare e un PDF pe care îl semnezi tu cu certificatul, iar CertDigital îl contrasemnează. Prin contrasemnătură, CertDigital confirmă că ești titularul legal al certificatului cu care ai semnat. De asta nu ți-l poate face altcineva în locul CertDigital, nici noi, nici ANAF.
- Descarcă formularul de pe pagina noastră pentru documentul de confirmare ANAF.
- Salvează fișierul pe calculator și deschide-l din Adobe Acrobat Reader. În Chrome sau Edge nu îl poți completa și semna.
- Completezi doar prima jumătate: nume, prenume, email și CNP. A doua jumătate e a CertDigital, o lași goală.
- Cu tokenul conectat, dai clic în căsuța „Semnătură utilizator”, alegi certificatul tău și introduci PIN-ul. Acrobat îți cere apoi să salvezi fișierul semnat.
- Te întorci pe aceeași pagină și, în fereastra CertDigital, bifezi verificarea și încarci PDF-ul semnat. Fereastra e chiar pagina lor, pe care o poți deschide și direct, pe ca.certdigital.ro.
- Descarci de acolo documentul de confirmare contrasemnat și îl păstrezi. Pe el îl încarci la ANAF, la pasul 3.
După contrasemnare nu mai umbla la fișier. Dacă îl editezi sau îl salvezi din nou ca PDF (de exemplu cu „Print to PDF”), semnăturile dispar și ANAF nu îl mai acceptă.
Pasul 2: arhiva .zip cu actele firmei
Fă un folder nou și pune în el copia buletinului, certificatul de înregistrare (CUI) și certificatul constatator detaliat. Apoi dai clic dreapta pe folder și îl comprimi ca .zip, direct din Windows, fără alt program.
ANAF primește o singură arhivă, de cel mult 5 MB. Scanează actele ca PDF la o rezoluție obișnuită, nu poze de câțiva MB fiecare de pe telefon. Formularul acceptă atât documente semnate cu certificat calificat, cât și copii electronice ale lor, adică scanuri.
Dacă cererea o depune un împuternicit, nu administratorul, în arhivă intră buletinul împuternicitului și împuternicirea, alături de actele firmei. Împuternicirea trebuie să acopere toate operațiunile din SPV. Una limitată la anumite operațiuni e motiv de respingere.
Pasul 3: cererea pe formularul ANAF pentru persoane juridice
Pune documentul contrasemnat și arhiva în același loc înainte să deschizi formularul. Cu ele la îndemână, cererea se completează în câteva minute. Formularul e pe pagina ANAF pentru înregistrarea persoanelor juridice. Pe anaf.ro ajungi la el din înregistrarea utilizatorilor, secțiunea pentru persoane juridice, la „Înregistrare utilizatori cu certificat digital”.
- CUI: codul firmei, doar cifre, fără „RO”.
- Datele tale: CNP, prenume, nume, tipul actului (CI, BI sau pașaport), seria, numărul și data nașterii, exact ca în buletin.
- Calitate: dacă ești administratorul, alegi „Reprezentant legal”. „Împuternicit” sau „Reprezentant desemnat” alegi doar dacă ai actul care o dovedește.
- Telefon mobil și email: emailul trebuie să fie același ca în certificat și în documentul de confirmare.
- Bifezi acordul cu termenii și condițiile. Poți bifa și alertele gratuite pe email de la ANAF.
- La „Selectați documentul de confirmare” încarci PDF-ul contrasemnat de CertDigital. La „Selectați arhiva zip cu documentele justificative” încarci arhiva de la pasul 2.
- Scrii codul din imagine și apeși „Continuă”.
Pe pagina ANAF apare și linkul „Descărcați documentul de confirmare”. Acela e formularul gol. Nu-l încărca așa: fără semnătura ta și contrasemnătura CertDigital, cererea nu trece.
Aprobarea sau respingerea vine pe emailul din cerere. Formularul nu afișează un termen. De obicei durează câteva zile lucrătoare. După aprobare te autentifici în SPV cu certificatul, ca în tutorialul de autentificare, și verifici sus, în dreapta, că ești pe firmă, nu pe persoana fizică.
La reînnoirea certificatului refaci documentul de confirmare
Certificatul reînnoit e un certificat nou, iar SPV nu îl recunoaște singur. Repeți pasul 1 cu certificatul nou: descarci formularul de pe pagina documentului de confirmare, îl semnezi și îl încarci acolo pentru contrasemnare. Fișierul contrasemnat merge apoi pe pagina ANAF de reînnoire, care cere doar acest PDF. Arhiva cu actele firmei nu mai trebuie.
Dacă ai mai multe certificate pe același CNP, ANAF îți cere să treci în document emailul certificatului pe care îl reînnoiești. Cum decurge reînnoirea propriu-zisă vezi pe pagina de reînnoire a certificatului digital.
Greșeli care întorc cererea
- Documentul de confirmare nu e contrasemnat. S-a încărcat formularul gol de pe ANAF sau doar varianta semnată de tine.
- Formularul a fost completat în browser, unde nu se poate semna. Salvează-l și deschide-l din Acrobat Reader.
- PDF-ul contrasemnat a fost editat sau trecut prin „Print to PDF”, iar semnăturile au dispărut.
- Emailul din cerere nu e cel din certificat și din documentul de confirmare.
- Arhiva trece de 5 MB, e .rar în loc de .zip sau nu are certificatul constatator. Ia varianta detaliată, cea în care se vede administratorul.
- La „Calitate” s-a ales „Nume propriu”. Administratorul e „Reprezentant legal”.
- O cifră greșită în CUI sau în seria buletinului.
Dacă primești respingere, corectezi ce nu era în regulă și depui o cerere nouă pe același formular.
Întrebări frecvente
Pot înregistra firma în SPV fără certificat digital?
Nu. Persoanele juridice se identifică în SPV doar cu certificat digital calificat (OPANAF 1090/2022). Contul de persoană fizică, cu utilizator și parolă, nu ajunge pentru firmă și nici pentru e-Factura.
Poate face altcineva contrasemnarea în locul CertDigital?
Nu. Contrasemnătura o pune doar autoritatea care ți-a emis certificatul, pentru că ea confirmă că ești titularul lui. Noi te ajutăm cu pașii și cu cererea la ANAF, dar fișierul tot prin CertDigital trece.
Ce documente pun în arhiva .zip?
Copia buletinului administratorului, certificatul de înregistrare al firmei (CUI) și certificatul constatator detaliat, în care apare administratorul. Dacă depune un împuternicit, pui buletinul lui și împuternicirea, alături de actele firmei.
Contabilul poate înregistra firma în SPV?
Da, ca împuternicit, cu certificatul lui. La „Calitate” alege „Împuternicit”, iar împuternicirea, generală pentru SPV, intră în arhivă. Mai multe găsești în ghidul de semnătură electronică pentru contabili.
Trebuie să refac înregistrarea firmei când reînnoiesc certificatul?
Nu de la zero. Faci un document de confirmare nou cu certificatul reînnoit, îl dai la contrasemnat la CertDigital și îl încarci pe pagina ANAF de reînnoire. Arhiva cu actele firmei nu mai trebuie.
Cât durează până primesc acces?
Partea ta merge repede dacă ai actele scanate. Răspunsul ANAF vine pe email, de obicei în câteva zile lucrătoare, iar după aprobare intri în SPV cu certificatul.
Vrei să o facem noi?
Dacă nu vrei să stai cu Acrobat și cu arhive, ne ocupăm noi de înrolarea firmei în SPV. Pregătim arhiva și cererea la ANAF, apoi urmărim răspunsul până ai acces. Contrasemnarea rămâne la CertDigital, dar la pasul acela te ghidăm la telefon sau prin conexiune la distanță.
Dacă îți comanzi acum certificatul, bifează înrolarea în SPV la „Servicii extra” pe pagina de comandă și le rezolvăm pe amândouă odată. Pentru întrebări, ne suni la 0792 222 882.