SAF-T (D406) pentru firme mici: cine depune și cum se transmite

Dacă ai un SRL mic sau o microîntreprindere, SAF-T te privește direct: de la 1 ianuarie 2025 obligația s-a extins și la contribuabilii mici, iar din 2026 nu mai există nicio perioadă de grație pentru cine e deja în obligație. SAF-T înseamnă că trimiți la ANAF, într-un fișier XML standardizat, aproape toată contabilitatea firmei pe o perioadă (note contabile, facturi emise și primite, TVA, parteneri, mijloace fixe). Fișierul se transmite prin Declarația informativă D406, semnată electronic și încărcată în Spațiul Privat Virtual. Mai jos găsești ce conține, cine depune și cine nu, cum se generează fișierul și unde apar cele mai multe greșeli.

Ce este SAF-T și de ce îl cere ANAF?

SAF-T (Standard Audit File for Tax) este un format standard de fișier, folosit în mai multe state europene, prin care datele contabile ale unei firme ajung la autoritatea fiscală într-o structură identică, indiferent de programul de contabilitate folosit. Astfel, ANAF nu mai trebuie să vină în firmă ca să ceară balanțe, jurnale și registre: primește lunar sau trimestrial un fișier XML din care poate reconstitui rulajele și le poate compara automat cu declarațiile depuse și cu facturile din RO e-Factura.

În România, cadrul este dat de Ordinul ANAF nr. 1783/2021, cu modificările ulterioare, cea mai importantă fiind OPANAF nr. 407/2025. Fișierul nu se trimite „ca atare”, ci prin declarația D406. Aceasta e o declarație informativă: nu stabilește sume de plată, dar nedepunerea ei se sancționează.

SAF-T nu se completează manual, ca un formular, ci se generează automat din programul de contabilitate. Ca administrator, tu te asiguri că programul e actualizat, că datele din el sunt curate și că fișierul chiar ajunge depus la timp.

Cine depune D406 și cine nu are această obligație

Obligația vizează, în general, entitățile care țin contabilitate în partidă dublă: societăți înființate în baza Legii 31/1990 (SRL, SA), regii autonome, companii naționale, institute naționale de cercetare-dezvoltare, organizații cooperatiste, precum și nerezidenții înregistrați exclusiv în scopuri de TVA în România.

O serie întreagă de contribuabili sunt exceptați expres de la depunerea D406, potrivit anexei nr. 5 la OPANAF 1783/2021, în forma înlocuită prin OPANAF nr. 407/2025 (Monitorul Oficial nr. 310 din 8 aprilie 2025). Printre ei:

• persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale, întreprinderile familiale și asociațiile familiale;
• persoanele fizice care desfășoară activități cu scop lucrativ;
• cabinetele individuale de avocat și societățile profesionale de avocați cu răspundere limitată; birourile individuale notariale și societățile profesionale notariale; cabinetele medicale individuale;
• societățile profesionale de practicieni în insolvență și întreprinderile profesionale unipersonale cu răspundere limitată;
• instituțiile publice și autoritățile administrative, indiferent de sursa de finanțare;
• asociațiile și persoanele fără scop patrimonial, precum și alte entități care organizează și țin contabilitatea în partidă simplă potrivit legii, categorie în care intră și unitățile de cult și asociațiile de proprietari.

Regula generală: cine ține contabilitate în partidă simplă nu depune SAF-T. O nuanță la ultima categorie: dacă o asociație de proprietari, un ONG sau o unitate de cult optează pentru contabilitate în partidă dublă, devine obligată să depună D406, iar opțiunea, odată exercitată prin depunerea unei D406 validate, nu mai poate fi retrasă. Dacă ai PFA, nu ai nevoie de D406 și nici de un certificat digital cumpărat special pentru asta. Certificatul ți-ar putea folosi în alte scopuri (e-Factura, SEAP, semnarea contractelor), dar nu pentru SAF-T.

Calendarul: cine a intrat în obligație și când

1. Contribuabilii mari au mai multe date de referință: 1 ianuarie 2022 pentru cei încadrați ca mari în 2021 și rămași în categorie și în 2022; 1 iulie 2022 pentru cei încadrați ca mari începând cu 1 ianuarie 2022, care nu făceau parte din categorie în 2021; 1 ianuarie 2023 pentru instituțiile de credit, instituțiile financiare nebancare și societățile de asigurare/reasigurare încadrate ca mari contribuabili.
2. Contribuabilii mijlocii: 1 ianuarie 2023.
3. Contribuabilii mici și nerezidenții înregistrați exclusiv în scopuri de TVA în România: 1 ianuarie 2025. Aici intră marea masă a SRL-urilor, a microîntreprinderilor și a neplătitorilor de TVA.
4. Firme înregistrate sau încadrate după data de referință a categoriei lor: obligația începe de la data efectivă a înregistrării, prima depunere făcându-se până în ultima zi a lunii următoare perioadei de raportare.

Anul 2026 nu aduce o categorie nouă, dar marchează epuizarea perioadelor de grație acordate pe valuri. La intrarea în obligație, fiecare categorie a beneficiat de o perioadă de acomodare în care depunerea întârziată a unui fișier valid nu se sancționa. Pentru raportarea lunară, grația era degresivă (6 luni pentru prima raportare, apoi 5, 4, 3 și 2 luni pentru următoarele patru), iar pentru raportarea trimestrială era de 3 luni, doar pentru prima raportare. Grația nu amâna termenul legal, ci înlătura sancțiunea dacă fișierul valid se depunea în acest interval. Pentru contribuabilii mici, aceste ferestre s-au închis în 2025. Grația nu e însă legată de un an calendaristic, ci de momentul în care obligația devine efectivă pentru fiecare contribuabil în parte. O firmă care intră în obligație abia acum (SRL nou-înființat, firmă nou-înregistrată în scopuri de TVA, contribuabil nou-încadrat într-o categorie) beneficiază deci în continuare de acomodare, calculată de la propria dată de intrare. Pentru cine era deja în obligație, în 2026 nu mai curge nicio grație, iar termenele se aplică direct.

Ce conține declarația

Fișierul are mai multe secțiuni, care nu se trimit toate la aceeași frecvență:

• Header: date de identificare a firmei și a perioadei raportate.
• Master Files: planul de conturi, clienții, furnizorii, produsele, cotele de TVA, unitățile de măsură.
• General Ledger Entries: registrul-jurnal, adică toate notele contabile din perioadă.
• Source Documents: facturi emise, facturi primite, plăți și încasări, cu detaliere pe linii.
• Assets (mijloace fixe): se raportează anual, până la termenul de depunere a situațiilor financiare anuale.
• Stocks (stocuri): se transmite doar la cererea ANAF, într-un termen stabilit de organul fiscal, care nu poate fi mai mic de 30 de zile de la solicitare.

Prin urmare, D406-ul lunar sau trimestrial pe care îl depui în mod curent nu conține stocurile și nici mijloacele fixe, care au regimul lor.

Cât de des se depune și până când

Frecvența urmează perioada fiscală de TVA:

• plătitor de TVA cu perioadă fiscală lunară → D406 lunar;
• plătitor de TVA cu perioadă trimestrială, semestrială sau anuală, precum și neplătitorii de TVA → D406 trimestrial.

Termenul este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei raportate. Dacă acea zi cade în weekend sau într-o sărbătoare legală, termenul se mută în prima zi lucrătoare următoare. De exemplu, pentru trimestrul II 2026 (aprilie-iunie), termenul este 31 iulie 2026.

D406 se depune și „pe zero”: dacă firma nu a avut activitate în perioadă, se transmite tot un fișier, cu antetul și structurile obligatorii, dar fără linii de tranzacții. Excepție practică: firmele suspendate la Registrul Comerțului, aflate în regim derogatoriu de declarare aprobat de ANAF, pe perioada respectivă.

Cum se generează fișierul din programul de contabilitate

1. Actualizează programul. Toate aplicațiile serioase de contabilitate din România (SAGA, WinMentor, Nexus, Ciel, soluții cloud etc.) au modul D406. Verifică să fie pe ultima versiune, pentru că schema ANAF se mai modifică.
2. Completează nomenclatoarele. Aici se pierde cel mai mult timp: fiecare partener are nevoie de CUI corect, țară, adresă; fiecare articol de stoc are nevoie de unitate de măsură și cod; fiecare cont trebuie mapat la nomenclatorul standard ANAF.
3. Alege perioada și generează XML-ul din meniul de declarații al programului. Rezultatul e un fișier .xml, care poate fi mare, de ordinul zecilor de MB pentru o firmă cu volum.
4. Validează fișierul cu DUKIntegrator, aplicația gratuită pusă la dispoziție de ANAF (necesită Java instalat). Selectezi formularul D406, încarci XML-ul, apeși „Validare”. Dacă apar erori, le corectezi în programul de contabilitate, nu în fișier.
5. Creează PDF-ul cu XML atașat. După validarea fără erori, DUKIntegrator generează un PDF care conține fișierul XML. Acesta e documentul care se semnează și se depune.

Cum se semnează și se depune cu certificat digital

Depunerea se face exclusiv electronic, prin SPV, cu semnătură electronică calificată. Pașii:

1. Asigură-te că certificatul e înrolat pentru firmă. Pentru persoane juridice, accesul la SPV se obține cu certificat calificat și documentul de confirmare. Pașii sunt în ghidul de înregistrare a firmei în SPV, iar dacă preferi, facem noi înrolarea. Dacă ești deja înrolat pentru alte declarații, nu mai ai nimic de făcut.
2. Conectează tokenul și verifică rapid că certificatul e recunoscut, autentificându-te în SPV. Dacă te blochezi la acest pas, ai pașii detaliați în tutorialul de autentificare în SPV.
3. Semnează PDF-ul. Cu token fizic, în DUKIntegrator apeși „Validare + creare PDF semnat” și introduci PIN-ul. Cu certificat în cloud, generezi PDF-ul nesemnat, îl deschizi în Adobe Acrobat Reader și aplici semnătura din opțiunea de semnare digitală.
4. Încarcă în SPV. Intri pe anaf.ro, în Spațiul Privat Virtual, secțiunea de depunere declarații, alegi D406, atașezi PDF-ul semnat și trimiți.
5. Salvează recipisa. Dovada depunerii nu e PDF-ul trimis, ci recipisa validă returnată de ANAF. Păstrează, pentru fiecare perioadă: XML-ul final, PDF-ul semnat, log-ul de validare și recipisa.

Dacă firma ta e ținută de un contabil sau de o firmă de contabilitate împuternicită la ANAF, depunerea se poate face cu certificatul contabilului, deci nu ești obligat să cumperi un certificat pe firmă doar pentru SAF-T. Certificatul propriu merită când vrei acces direct la SPV, când semnezi contracte sau când depui în SEAP. Prețurile noastre finale sunt pe pagina de prețuri.

Amenzile: ce riști dacă nu depui

Sancțiunile sunt prevăzute în Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015), la articolul 337^1:

• 1.000-5.000 lei pentru nedepunerea la termenele legale a fișierului standard de control fiscal;
• 500-1.500 lei pentru depunerea incorectă sau incompletă a fișierului.

Legea prevede și o excepție: nu se sancționează contribuabilul care corectează fișierul până la termenul legal de depunere a următorului fișier, sau care îl corectează ulterior din motive care nu îi sunt imputabile. O eroare descoperită la timp și rectificată nu înseamnă deci automat amendă. Nedepunerea repetată se sancționează însă pentru fiecare perioadă. Pe unele site-uri circulă alte informații. Temeiul corect e strict art. 337^1 din Legea 207/2015, nu alte articole, iar cuantumurile reale sunt cele de mai sus, nu sume „per zi” de mii sau zeci de mii de lei.

Greșeli frecvente

• „Firma e pe zero, deci nu depun.” Greșit. Lipsa activității nu te scutește; se depune fișier fără tranzacții.
• Amânarea până în ultima zi. Prima generare a unui D406 poate scoate sute de erori de nomenclator. Prima dată, începe cu o săptămână înainte.
• Confuzia dintre validare și depunere. DUKIntegrator doar validează și semnează local. Dacă nu ai încărcat PDF-ul în SPV și nu ai recipisă, declarația nu e depusă.
• Certificat expirat fix în ziua depunerii. Se întâmplă des, mai ales la termene care cad în vacanțe. Verifică valabilitatea din timp. Dacă totuși ai ajuns în situația asta, ce ai de făcut găsești în articolul despre certificatul digital expirat.
• Frecvență greșită. Dacă treci de la TVA trimestrial la lunar, se schimbă și ritmul D406. Verifică la fiecare modificare a perioadei fiscale.
• Ignorarea secțiunii Assets. Mijloacele fixe se raportează separat, anual, la termenul situațiilor financiare, și nu intră în raportarea lunară sau trimestrială.
• Corectarea manuală a XML-ului. Nu edita fișierul într-un editor de text ca să treacă de validare. Corectezi în contabilitate și regenerezi, altfel datele din fișier nu mai corespund cu evidența.

Pe scurt

SAF-T nu se completează de mână, ci se generează din contabilitate. Dacă evidența e curată și programul actualizat, generarea durează câteva minute. Dacă nu, prima depunere cere mult de lucru, dar doar prima. Din 2026, cine era deja în obligație nu mai are perioadă de acomodare, așa că termenele se aplică de la prima perioadă. Grația rămâne doar pentru cei care intră acum în obligație, calculată de la propria dată de intrare.

Dacă ai nevoie de un certificat calificat pe token ca să depui singur în SPV, îl poți comanda online, cu livrare prin curier în toată țara. Dacă nu ești sigur că îți trebuie, scrie-ne înainte să cumperi și îți spunem dacă te descurci și fără.