Semnătura electronică, sigiliul electronic și marca temporală sună asemănător și se confundă des, dar rezolvă probleme diferite. Multe firme au nevoie de mai multe dintre ele.
Semnătura electronică: cine a semnat
Semnătura electronică calificată aparține unei persoane fizice și arată că tu ai semnat un document și că ești de acord cu conținutul lui. Se sprijină pe un certificat digital calificat ținut pe un token USB securizat și are, conform eIDAS, aceeași valoare juridică precum semnătura de mână.
O folosești pentru contracte, declarații la ANAF, depuneri în SPV, licitații SEAP și orice document care cere acordul tău personal. Pentru firme, administratori și PFA, detaliile sunt pe pagina de semnătură pentru firme și PFA.
Sigiliul electronic: de la ce firmă vine documentul
Sigiliul electronic este ștampila digitală a firmei. Aparține unei persoane juridice, nu unui om anume, și garantează că documentul provine de la acea organizație și că nu a fost modificat după ce a fost sigilat.
Se potrivește pentru documentele emise în volum sau automat: facturi, adeverințe, certificate, atestate. Dacă emiți multe documente în numele firmei, vezi pagina de sigiliu electronic.
Marca temporală: când a existat documentul
Marca temporală (timestamp) nu arată cine a semnat și nici de la ce firmă vine documentul, ci când a existat. Atașează documentului o dată și o oră exactă, dintr-o sursă de timp de încredere, plus o amprentă unică a fișierului. Dacă cineva modifică ulterior documentul, amprenta nu mai corespunde și marca devine invalidă.
O folosești ca dovadă a momentului (contracte, oferte depuse la timp, drepturi de autor) și ca să păstrezi o semnătură verificabilă mulți ani. Detaliile sunt pe pagina de marcă temporală.
Tabel comparativ
| Instrument | Răspunde la întrebarea | Aparține | Exemple de folosire |
|---|---|---|---|
| Semnătură electronică | Cine a semnat? | Persoană fizică | Contracte, ANAF, SPV, licitații |
| Sigiliu electronic | De la ce firmă vine? | Persoană juridică | Facturi, adeverințe, documente automate |
| Marcă temporală | Când a existat? | Se aplică pe orice fișier | Arhivare, dovadă de dată, drepturi de autor |
Cum le combini
De cele mai multe ori, cele trei se folosesc împreună. Un contract poate fi semnat de persoană, sigilat ca document oficial al companiei și poate primi o marcă temporală care îi fixează data. O semnătură calificată însoțită de marcă temporală rămâne verificabilă mult timp după emitere, ceea ce contează la arhivarea pe termen lung.
Întrebări frecvente
Semnătura și sigiliul electronic sunt același lucru?
Nu. Semnătura aparține unei persoane fizice și arată cine a semnat, iar sigiliul aparține firmei și arată că documentul provine de la organizație. Multe companii le folosesc pe amândouă, pentru scopuri diferite.
Am nevoie de marcă temporală dacă am deja semnătură electronică?
Depinde. Pentru documente pe care vrei să le păstrezi verificabile ani la rând sau unde contează dovada exactă a momentului, marca temporală adaugă o protecție în plus. Pentru semnături curente nu este întotdeauna obligatorie.
Ce îmi trebuie mai întâi ca firmă?
De regulă, întâi o semnătură electronică calificată pentru administrator sau contabil, ca să poți lucra cu ANAF, SPV și e-Factura. Sigiliul și marca temporală se adaugă când începi să emiți documente în volum. Te ajutăm noi să alegi.
Toate trei sunt valabile legal în România?
Da. Toate trei sunt reglementate de regulamentul european eIDAS, iar în varianta calificată sunt recunoscute juridic în toată Uniunea Europeană.
Dacă nu știi ce ți se potrivește, sună-ne la 0792 222 882 sau scrie-ne și îți spunem de ce ai nevoie.